就業規則は、従業員がいつでも見れる状態にしておくことが必要です。
Q：就業規則は、紛失したりしないように書庫に鍵かけて保管していますが問題ないですか？
A：就業規則は、作っただけではなく、従業員にきちんと周知して、いつでも見れる状態にしておくことが必要です。
就業規則についてご相談を頂くと、時々このようなお話しをお聞きします。
就業規則は大事なものだから…というお気持ちはよくわかります。
でも、就業規則は作ることがゴールではなくて、就業規則で作った内容を従業員の方にきちんと周知して、理解して、守ってもらうことが目的であり、大切なことです。
労働基準法では、就業規則の周知について次のように定められています。
就業規則は、各作業所の見やすい場所への掲示、備え付け、書面の交付などによって労働者に周知しなければなりません（労働基準法第106条）
周知の方法としては、次の3つの方法があります。
１ 事業所の見やすい場所へ掲示し、または備え付けること
２ 書面を労働者へ交付すること
３ PC等の機器にデジタルデータとして記録し、従業員がいつでも見れるようにすること
企業の状況に応じて最もやりやすい方法でいいと思いますが、従業員の方が見たいときにいつでも見れるようにしておけばいいわけです。
ですから、先ほどの質問のように、鍵をかけた書庫での保管は「見たいときに見れる」という状況ではありませんね。
とはいえ、会社としては「大事なもの」であることは間違いいありませんので、勝手に持ち出してもらっては困る、という社長さんもいらっしゃるのではないでしょうか。
就業規則を印刷することに制限をかけたりすることなどは問題ありません。法律上も社員が自由に印刷できることまでは求めていません。見れればOKです。
また、もし懲戒解雇が必要な場面があった場合など、従業員が懲戒解雇になる事由を知らなかった、就業規則は見たこともない…、となると会社は解雇が出来ない可能性が高くなります。
以上のことからも、就業規則は作っただけで終わらず、きちんと従業員に周知しましょう。
